Nowy Rok - nowy ja!

Zacznę uprawiać sport, przejdę na dietę, rzucę palenie – to najbardziej popularne postanowienia noworoczne. Brzmi znajomo? A jak długo udało Ci się w nich wytrwać?
Są osoby, którym nowy rok nie robi różnicy, bo nie był im potrzebny, aby coś zmienić. Dla tych, którzy jeszcze zastanawiają się nad swoimi wyzwaniami polecam przeczytać ten artykuł.

 Wstęp

Niestety zarządzać czasem nie możesz, ale sobą w czasie już jak najbardziej. Każdy z nas ma taką samą liczbę godzin dziennie. Zatem aby ich nie marnować należy skoncentrować się na sobie, ćwiczyć samodyscyplinę jak również postępować zgodnie z planem, który powinien być mimo wszystko elastyczny. Tak wiem, łatwo się mówi, dlatego chciałabym przedstawić kilka podstawowych technik efektywnego wykorzystania czasu:

  • ZASADA 2 MINUT

  • TECHNIKA POMODORO

  • METODA ABC

Aby je wykorzystać nie potrzeba dobrego organizera, należy jednak nabyć odpowiednie umiejętności, poukładać wiele obszarów i porzucić pewne nawyki. Muszę Cię zasmucić,
ale nie ma idealnej metody zarządzania sobą w czasie, która pozwoli na 100% samoorganizację. Uważam, że należy zapoznać się z kilkoma takimi technikami, aby stworzyć swój własny
i unikalny „system produktywności”.

ZASADA 2 MINUT

Większość zna uczucie przytłoczenia, kiedy proste, krótkie zadania są odkładane na później. Najczęściej samo myślenie zajmuje więcej czasu niż dana czynność.
Wstać z łóżka czy jeszcze chwila? Zadzwonić teraz czy później?
Na ratunek przychodzi zasada dwóch minut.

Polega ona na tym, że jeśli czynność, którą trzeba wykonać zajmie mniej niż dwie minuty
to należy zrobić to od razu. Nic bardziej banalnego, jednak często podejmowanie tych decyzji zużywa mnóstwo energii. Natomiast kiedy widać kolejne wykonane zadania czujemy psychiczną ulgę.

Nie chodzi tu oczywiście dosłownie o dwie minuty, mogą być trzy czy też pięć minut. Istotne jest to, że są to krótkie i proste zadania, ponieważ należy być świadomym negatywnych konsekwencji. Może być tak, że ktoś źle zinterpretuję te zasadę poprzez ciągłe wykonywanie zadań krótkich i pilnych i dlatego brakuje mu czasu na zadania długofalowe. Aby prawidłowo wykorzystać tę zasadę dobrze jest mieć wyrobiony nawyk pytania o ważność i pilność zadania.

Podsumowując zasada dwóch minut jest jasna i przejrzysta, dlatego chętnie po nią sięgamy. Pozwala zaoszczędzić czas i energię!

TECHNIKA POMODORO

Nic bardziej nie przeszkadza w pracy jak ciągłe rozpraszanie się i robienie wielu rzeczy
na raz. W tej sytuacji przydatna okaże się technika pomodoro.


 

http://reszka.edu.pl/darmowe-materialy/zarzadzanie-czasem-pomodoro.html

Określając zadanie trzeba wypisać konkretną rzecz do zrobienia, tak aby już o tym później
nie myśleć, np. pisanie artykułu (dłuższa czynność) czy odpisywanie na maile (krótka czynność). Bez dobrego zaplanowania sesji niewiele uda się zrobić, ponieważ nie będziemy skoncentrowani konkretnie na danym zadaniu.

Ustawiając pomodoro na 25min czas ten można dowolnie skracać lub wydłużać. Należy mieć świadomość tego, że przez ten czas rezygnujemy z wszelkich rozpraszaczy (odpisywanie na wiadomości, kolejna kawa czy wytrzymanie fizyczne). Na początek lepiej jak te sesje
są krótsze, aby szybko się nie zniechęcić i nie zrezygnować.

Większość problemów z pomodoro to reakcja na rozproszenia. Na ten czas można wyciszyć telefon, wszelkie powiadomienia, a także umawiać się z innymi na konkretne godziny tak,
aby wzajemnie nie przeszkadzać sobie w pracy. Rozproszenia wymagają radykalnych działań
i decyzji.

To technika, dzięki której widać rezultaty pracy i daje mnóstwo satysfakcji. Codziennie jedna sesja pomodoro pozwoli wyrobić nawyk. Warto jest zapisać co w takiej sesji było najtrudniejsze
i co można zrobić, aby kolejna była lepsza.

METODA ABC

Wiele zadań, mnóstwo terminów – czyli, krótko o tym jak posegregować zadania nadając
im odpowiedni priorytet A, B lub C.

Metoda ABC opiera się na zasadzie Pareto (80/20), zgodnie z którą 20% badanych obiektów związanych jest z 80% pewnych zasobów.

  • GRUPA A – zadania bardzo ważne. Są to czynności, których nie można delegować innym osobą, należy je wykonać samemu.
    To 15% wszystkich zadań, które wpływają na 65% wydajności    .
  • GRUPA B – zadania ważne. Nie są to czynności priorytetowe i można je zlecić komuś innemu, jednak powinny zostać wykonane.
    To 20% wszystkich zadań, które wpływają na 20% wydajności.
  • GRUPA C – zadania mało ważne. Realizacje można odłożyć na później po wykonaniu A i B.
    Bez obaw można wydelegować innej osobie.To 65% wszystkich zadań, które wpływają na 15% wydajności.

Jest to prosta metoda, która pozwala na zwiększenie produktywności. Rozpoczynaj dzień
od zadań z grupy A, po wcześniejszym sprecyzowaniu zdań ważnych, pilnych i mniej ważnych.

Podsumowanie

Wszystkie techniki, metody zarządzania sobą w czasie są tylko narzędziami. Aby być w pełni produktywnym trzeba wyrobić sobie nawyk (to ok. 2 miesiące). Daj sobie czas, cierpliwie powtarzaj codzienną procedurę i dostarczaj sobie nagrodę. Każde z tych czynników zbliża
Cię do pełnej automatyzacji. Powodzenia!

Bibliografia

https://produktywni.pl/blog/zasada-2-minut/
https://produktywni.pl/blog/technika-pomodoro/
http://projektantczasu.pl/zarzadzanie-czasem-metoda-abc/

 

Pisała dla Was: Łucja z KN Experience