GTD – jak zarządzać sprawnie i wydajnie zadaniami?

Codziennie wielu z Nas zmaga się z masą zadań do wykonania. Dotyczy to zarówno strefy zawodowej jak i prywatnej. Sama myśl o kolejnych sprawach przyprawia o zawrót głowy. Lista obowiązków się nie kończy, a z dnia na dzień przychodzą nowe. Zatem, jak sobie poradzić?
Z pomocą przychodzi David Allen – twórca metody GTD.

Czym jest metoda GTD?

GTD (Getting Things Done) w dosłownym rozumieniu doprowadź sprawy do końca. Jest to metoda planowania działań, która służy do zwiększenia produktywności. Metoda ta składa się
z pięciu etapów: gromadzenia, analizy, porządkowania, przeglądu i realizacji.

5 kroków do celu

W celu wcielenia metody GTD w życie należy przejść przez pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami. Wykonywanie jednej czynności po drugiej sprawi, że lista spraw do zrobienia będzie znikała w mgnieniu oka.

  1. GROMADZENIE

Pierwszym etapem jest zgromadzenie wszystkich myśli, zadań czy zobowiązań w jednym miejscu. Aby mieć pewność, że wszystkie zaprzątające głowę sprawy zostały zapisane, można wykorzystać podział na zadania materialne i niematerialne.

  • Sprawy materialne – mogą dotyczyć dość błahych kwestii jak wymiana żarówki
    w lampce czy kupno nowej drukarki. Mimo to spisanie zadań uświadamia, jak dużo rzeczy jest do wykonania.
  • Sprawy niematerialne – należy zastanowić się i dokładnie przeanalizować zadania wykonywane w pracy, domowe obowiązki, plany, marzenia, cele i wszystkie inne rzeczy, które przyjdą na myśl.

Wszystkie te sprawy powinny być gromadzone w tzw. „koszykach”, którymi mogą być fizyczny pojemnik, papierowe kartki, teczka, folder, aplikacja na telefonie. Ilość przeznaczonych „koszyków” nie ma znaczenia, mają one zaspokajać własne potrzeby. Ważne jest również to, aby były regularnie opróżniane.

  1. ANALIZA

Drugim etapem jest rozpoznanie zadań, określenie czym są i co należy z nimi zrobić, czyli tak zwana analiza. Ważne jest, aby każdą sprawę rozważać pojedynczo i nie wrzucać
jej z powrotem do „kosza zadań”. Twórca metody GTD proponuje zawsze zaczynać od zadania, które znalazło się w inboxie ostatnie, zgodnie z zasadą LIFO (Last In First Out).

Dla zadań z inboxa istnieje kilka ścieżek. W przypadku gdy sprawy nie wymagają działania, można je umieścić w:

  • koszu, gdzie jest miejsce na wszystko to co już się nie przyda (stare maile, rachunki sprzed kilku lat);
  • archiwum, tu odkładane są elementy, które mogą przydać się w przyszłości (instrukcje, notatki);
  • materiałach referencyjnych, gdzie mogą znaleźć się dalekosiężne plany, marzenia.

Z kolei sprawy, które wymagają działania można podzielić na:

  • zrób to, jeśli zadanie można wykonać w dwie minuty, warto zrobić je z marszu;
  • deleguj, jeśli działanie wymaga zlecenia innej osobie, należy wpisać je na listę Oczekujące, aby później skontrolować efekt;
  • odłóż, jeśli sprawy wymagają poświęcenia więcej niż dwóch minut albo należy
    je wykonać w konkretnym dniu.
  1. PORZĄDKOWANIE

Etap trzeci jakim jest porządkowanie polega na posegregowaniu tego co umieszczono
w kategorii odłóż, a także wybór narzędzi, które do tego posłużą (organizer, program komputerowy, aplikacja).

Zadania, które wymagają więcej czasu niż dwie minuty, można podzielić na następujące kategorię:

  • projekty, czyli zobowiązania, które składają się z większej liczby małych zadań;
  • najbliższe działania, czyli te które muszą być zrobione jak najszybciej;
  • oczekiwane zadania, czyli takie do których podejmowania potrzebna jest informacja lub odpowiedź od innych;
  • kalendarz, który gromadzi zadania do wykonania w konkretnym terminie.
  1. PRZEGLĄD

Punkt czwarty w metodzie GTD uważany jest za najważniejszy. Dzieje się tak dlatego, że regularne sprawdzanie działań i projektów pozwala się na zorientowanie w obowiązkach. Niektóre z nich tracą ważność, inne z kolei wymagają natychmiastowego działania.

Częstość robienia przeglądów zależy od rodzaju list. W przypadku listy najbliższych działań czy kalendarza trzeba to robić na bieżąco, każdego dnia. Jeśli chodzi o projekty czy oczekiwane zadania warto robić przegląd tygodniowy. Dobrym nawykiem jest robienie go tego samego dnia o tej samej porze.

  1. REALIZACJA

Ostatnim krokiem do osiągnięcia maksymalnej produktywności jest wykonanie wszystkiego co zaplanowano. Mając wiele spraw i projektów do wykonania w najbliższym czasie warto spojrzeć na działania pod kątem kontekstu, w którym mają miejsce. Konteksty, które mogą się najbardziej przydać to, np. przy komputerze, w biurze, na spotkaniu, w domu, rozmowy telefoniczne czy czekając na coś. Dzięki pogrupowaniu spraw zawczasu można szybko przejść do kolejnego zadania.

Innym kryterium jest wybór działania w zależności od dostępnego czasu bądź energii. Inne typy zadań będą odpowiednie, gdy jest się zmęczonym i inne, gdy poziom energii osiąga szczyt.
I oczywiście najbardziej znane kryterium to priorytet spraw.

Podsumowanie

Chcąc wdrożyć technikę GTD autor D. Allen w swojej książce prezentuje kolejność działań do wykonania. Dotyczą one:

  • wygospodarowania czasu
  • urządzenia miejsca pracy
  • gromadzenia niezbędnych narzędzi

Metoda GTD pokazuje, jak uzyskać więcej czasu odpowiednio organizując sobie prace. Początkowo trudno jest przyzwyczaić do działania według określonych zasad. Jednak efekty wynagradzają wszelkie trudności i wątpliwości.

Źródła:

Pisała dla Was: Łucja z KN Experience